La confidentialité chez Sterling

Sterling repose sur la confidentialité et la confiance.

Les organisations et les particuliers du monde entier nous font confiance pour assurer la collecte, la vérification et la protection des antécédents et des renseignements sur l’identité de millions de personnes. Nous devons gagner et préserver cette confiance pour le bon fonctionnement de notre entreprise.

Ce site Web nous y aide en vous indiquant ce que nous faisons de vos renseignements personnels, en l’occurrence tout renseignement permettant de vous identifier. Ce site Web se décline en trois parties : Les principes fondamentaux, Les détails, et Les aspects juridiques et techniques. À ce titre, nous pouvons inclure tous les renseignements que la loi nous impose, sans rendre les parties importantes trop difficiles à comprendre.

Les principes fondamentaux

La façon dont nous utilisons vos renseignements personnels dépend de la raison pour laquelle nous les avons. Vos renseignements personnels peuvent être conservés pour plusieurs raisons. Dans ce document, nous utilisons les mots suivants pour décrire nos relations avec différentes personnes :

  • Si nous fournissons des services, à vous ou à notre client, à des fins de vérification de vos antécédents ou de votre identité, vous êtes un candidat
  • Si vous accédez à l’un de nos sites Web accessibles au public, vous êtes un visiteur de site Web
  • Si vous pouvez solliciter nos services en tant qu’individu ou en tant que membre d’une organisation, pour obtenir des informations sur vos antécédents ou sur votre identité ou celle d’une autre personne, vous êtes un client
  • Si nous pensons que vous pourriez être notre client en raison de votre travail, de votre comportement en ligne ou du simple fait que vous nous avez contacté, vous êtes un client potentiel
  • Si nous vous demandons des informations pour compléter des services relatifs aux antécédents ou à l’identité (par exemple, pour vérifier l’emploi précédent d’une personne, fournir une référence ou témoigner d’un formulaire), vous êtes une personne-ressource
  • Si vous travaillez pour Sterling en tant qu’employé, entrepreneur, vendeur ou bénévole, si vous postulez pour travailler pour nous ou si vous avez déjà travaillé pour nous, vous êtes un travailleur
Ce qu’il faut savoir sur la façon dont nous traitons les renseignements personnels :
  • Nos clients nous paient pour recueillir et compiler les renseignements personnels des candidats, mais nous ne les vendons pas.
  • Nous utilisons les renseignements personnels sur les clients, les clients potentiels, les personnes-ressources, les travailleurs et les visiteurs de site Web pour commercialiser et vendre nos services, exploiter notre entreprise et fournir des services en matière de vérification des antécédents et d’identité, mais nous ne les vendons pas à d’autres personnes ou organisations.

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  • Nous sommes soumis à de nombreuses lois dans le monde entier. Elles fixent des règles différentes en matière de confidentialité. Certains points abordés dans ce document ne sont autorisées que dans certains endroits. Lorsque nous ne sommes pas autorisés à aborder un point, nous ne le faisons pas
  • Parfois, la loi qui s’applique à vos renseignements personnels correspond à celle de votre lieu de résidence. Parfois, il s’agit de la loi du lieu où vous travaillez, du lieu où se trouve notre client ou du lieu où nous nous trouvons. Si vous voulez en savoir plus sur les lois que nous appliquons à vos renseignements personnels, contactez-nous
  • Le règlement général sur la protection des données (RGPD) et d’autres lois européennes sur la protection de la vie privée fixent des normes uniques en la matière, notamment la nécessité de disposer d’une « base légale » avant de procéder à la collecte ou au traitement des renseignements personnels. Pour obtenir des informations supplémentaires sur la façon dont les lois européennes sur la protection de la vie privée s’appliquent à nous, cliquez ici
  • La loi californienne sur la protection de la vie privée des consommateurs (CCPA) comporte également des exigences particulières. Pour obtenir des informations supplémentaires sur celles-ci, cliquez ici
  • Nous sommes une entité assujettie aux APP, par conséquent, nous respectons les Principes australiens en matière de confidentialité, qui définissent certaines exigences pour le traitement des renseignements personnels en Australie
  • Si la loi nous oblige à avoir une « politique de confidentialité » ou à fournir d’autres informations sur la façon dont nous traitons les renseignements personnels, ce document est destiné à cette fin
  • L’une de nos principales activités consiste à effectuer des vérifications de casier judiciaire ou des contrôles de police, ce que nous faisons dans la plupart des pays du monde. Lorsque nous effectuons un contrôle de police, c’est parce que vous nous l’avez demandé, parce que notre client nous l’a demandé ou parce que vous êtes (ou souhaitez devenir) l’un de nos travailleurs
  • Lorsque notre client nous sollicite pour un contrôle de police, il détermine les objectifs de ce contrôle. Lorsque vous nous sollicitez pour un contrôle de police, notre objectif est de vous fournir un service que vous avez librement choisi d’utiliser. Lorsque nous effectuons des contrôles de police en ce qui concerne nos travailleurs, notre objectif est de protéger notre entreprise et les autres travailleurs et de nous conformer à nos obligations légales et contractuelles
  • Au Canada, les services de police locaux effectuent des vérifications de police en effectuant des recherches dans le Centre d’information de la police canadienne (CIPC), qui fait partie de la Gendarmerie royale du Canada (GRC). Nous avons des contrats approuvés par la GRC avec nos partenaires policiers locaux et nous nous conformons toujours à la politique de la GRC et aux lois canadiennes lorsque nous effectuons des contrôles de police au Canada
  • Au Royaume-Uni, chaque pays constituant a son propre service lui permettant d’effectuer des contrôles de police, et il existe différents niveaux de contrôle en fonction de l’objectif. Nous travaillons en tant qu’organisme enregistré auprès du Service de divulgation et d’interdiction en Angleterre et au pays de Galles, et nous avons des relations similaires avec Disclosure Scotland et AccessNI. Nous effectuons ces contrôles conformément au code de pratique de chaque service de divulgation et à la législation britannique
  • En Australie, nous effectuons des vérifications des antécédents criminels coordonnées au niveau national en tant qu’organisme accrédité auprès de la Commission australienne de renseignement criminel (ACIC). Nous respectons toutes les règles de l’ACIC concernant la façon dont ces contrôles sont effectués, ce qui inclut la loi de 2002 sur la Commission australienne du crime et les Principes australiens en matière de confidentialité
  • Aux États-Unis, nous sommes un canal agréé par le FBI pour la transmission des empreintes digitales au FBI et la livraison des résultats relatifs à la vérification des antécédents du FBI. Nous effectuons ces vérifications dans le strict respect des règles et directives du FBI
  • Dans d’autres pays, si nous devons être enregistrés ou autorisés à effectuer des contrôles de police ou de casier judiciaire, soit nous devenons enregistrés, soit nous travaillons avec un partenaire ou prestataire de services enregistré
  • Les résultats des contrôles de police n’ont pas de date d’expiration fixe. Il s’agit de contrôles ponctuels, ce qui signifie que les résultats ne reflètent que les dossiers de police à la date à laquelle ils sont communiqués par chaque service de police. Les décideurs sont chargés de déterminer la durée de « validité » des contrôles de police, en fonction de leur propre stratégie de gestion des risques et de leurs évaluations
  • Nous proposons de nombreux services qui supposent l’utilisation de nombreux types de renseignements personnels. Notre client décide des services à commander, raison pour laquelle il convient de lui demander ceux qui sont effectués dans votre cas.
  • Nous recueillons certains renseignements auprès de vous, d’autres auprès de notre client et d’autres encore auprès d’autres personnes-ressources qui possèdent des renseignements sur vous
  • Nous ne conservons pas un fichier permanent vous concernant et ne le transmettons pas aux clients qui en font la demande. En lieu et place, nous créons un nouveau fichier chaque fois qu’un de nos clients nous demande d’effecteur des services vous concernant. Chaque fichier n’est accessible qu’à un seul client
  • Nous proposons certains services qui requièrent une surveillance permanente des casiers judiciaires, des licences professionnelles, des listes de surveillance gouvernementales ou d’autres informations accessibles au public. Cette surveillance n’est effectuée que pour le client qui en fait la demande, et tout renseignement que nous trouvons n’est fourni qu’à ce client.
  • Nous utilisons parfois des informations provenant de services effectués précédemment pour nous permettre, ou pour permettre à d’autres entreprises similaires avec lesquelles nous sommes en partenariat, de réaliser de nouveaux services vous concernant avec plus de rapidité et de précision. Par exemple :
    • Si nous avons déjà vérifié votre parcours scolaire, nous ou notre partenaire pourrions ne pas le vérifier à nouveau. En lieu et place, il se peut que nous vérifiions les renseignements que nous avons reçus de vous ou de l’établissement d’enseignement et que nous les intégrions dans une nouvelle vérification des antécédents ; ou
    • Si vous avez contesté des résultats de vérifications d’antécédents antérieures et que cela a entraîné une correction de vos renseignements, nous ou notre partenaire pourrions introduire ces renseignements corrigés dans une nouvelle vérification d’antécédents ; ou
    • Si nous avons déjà trouvé où chercher des renseignements sur vos antécédents, nous ou notre partenaire pourrions utiliser ces connaissances pour vérifier à nouveau au même endroit si nous effectuons une nouvelle vérification des antécédents
  • Nous, ou notre client, vous informons avant de procéder à la collecte de vos renseignements personnels en vue de la prestation de services, et nous vous faisons signer un formulaire pour confirmer que vous êtes d’accord. Il existe quelques exceptions, mais elles sont rares et s’appliquent uniquement lorsque la loi le permet
  • Nous pouvons également avoir besoin d’utiliser vos renseignements personnels pour nous assurer que nos systèmes et services sont efficaces, précis et sécurisés, pour nous conformer à la loi et respecter nos obligations contractuelles avec les personnes-ressources
  • Nous utilisons des témoins et autres outils de suivi pour observer ce que vous faites sur nos sites Web. Cela nous permet de nous assurer que les sites Web sont sécurisés et fonctionnent correctement et nous aide à chercher des moyens de les améliorer
  • Nous pouvons essayer de connaître votre emplacement et d’autres renseignements vous concernant afin de vous fournir des informations qui vous seront utiles.
  • Comme la plupart des entreprises, nous travaillons avec d’autres organisations pour rendre les informations de nos sites Web interactives, passionnantes et pertinentes
  • Nos sites Web publics comportent des publicités et des boutons de médias sociaux. Ceux-ci permettent aux fournisseurs de publicité et aux plateformes de médias sociaux de voir ce que vous faites, car lorsque votre ordinateur télécharge ces boutons ou publicités, il communique directement avec les serveurs de ces autres organisations
  • Nous utilisons des coordonnées provenant d’Internet ou de sociétés qui vendent des listes de contacts professionnels pour contacter des personnes susceptibles de vouloir faire appel à nos services
  • Nous utilisons des renseignements sur les personnes qui consultent nos sites Web et achètent nos services afin de cibler la publicité
  • Nous demandons aux plateformes de médias sociaux et aux annonceurs de cibler les publicités sur les types de personnes susceptibles d’avoir besoin de nos services
  • Nous n’utilisons pas vos renseignements personnels à des fins de commercialisation et de ventes si vous ne nous y autorisez pas
  • Nous recueillons quelques types de renseignements personnels auprès de vous et d’autres personnes afin de déterminer si vous êtes la bonne personne pour le poste et pour protéger notre entreprise
  • Lorsque la loi l’autorise, nous surveillons vos activités dans nos bureaux et sur nos systèmes informatiques et téléphoniques pour assurer la sûreté, la sécurité, la qualité du travail, la productivité et le respect des politiques de l’entreprise
  • Nous recueillons des renseignements personnels et les partageons avec d’autres organisations ou organismes gouvernementaux si cela est nécessaire pour nous conformer à la loi, vous payer et vous fournir des prestations
  • Nous ne suivons pas vos activités lorsque vous ne vous trouvez pas dans nos bureaux ou que vous n’êtes pas connecté à nos équipements ou systèmes informatiques, et nous ne nous intéressons pas à vos activités en dehors du travail. La seule exception concerne les cas où nous soupçonnons une activité illégale ou une autre faute grave et où la loi nous autorise à mener une enquête plus approfondie
  • Nous chiffrons les renseignements personnels lorsqu’ils se trouvent dans nos systèmes et transitent entre nos systèmes
  • Nous utilisons des pare-feux, des outils de prévention des pertes de données et d’autres barrières et alertes pour faire attention aux pirates, aux virus et aux autres menaces
  • Nous, ainsi que des tiers indépendants et des clients, effectuons des audits et des tests pour vérifier le bon fonctionnement de nos systèmes de sécurité
  • Nous faisons de notre mieux pour réduire au strict minimum la quantité de renseignements que nous traitons et transférons
  • Dans la mesure du possible, nous recueillons et communiquons des renseignements personnels en dehors de Sterling par des canaux sécurisés
  • Nous mettons les documents papier sous clé dans des endroits sûrs
  • Nous nous assurons que seules les personnes autorisées entrent dans nos bureaux
  • Nous ne travaillons qu’avec des prestataires de services qui ont également des normes élevées en matière de protection de vos renseignements personnels
  • Pour obtenir des informations supplémentaires concernant la sécurité des renseignements, poursuivez votre lecture ici
  • Si vous êtes un candidat et que des services ont été demandés par notre client, nous conservons vos renseignements personnels jusqu’à ce que notre client nous demande de les supprimer, mais généralement pas plus de sept ans
  • Parfois, la loi ou une personne-ressource nous oblige à conserver les renseignements pendant une durée minimale
  • Si vous êtes un candidat faisant l’objet d’une collecte ou d’une vérification d’empreintes digitales aux États-Unis, nous ne conservons pas vos empreintes digitales pendant plus de 29 jours
  • Si vous êtes un candidat faisant l’objet d’une vérification nationale coordonnée de son casier judiciaire en Australie, nous conservons les résultats de cette vérification pendant 12 mois au plus, et nous conservons les renseignements que vous nous avez fournies pour effectuer la vérification pendant 12 mois au moins et 18 mois au plus
  • Si vous êtes un candidat et que nous recevons un certificat de divulgation de casier judiciaire britannique vous concernant, nous le conservons pendant six mois au plus
  • Si vous êtes un client, nous conservons vos renseignements personnels au moins aussi longtemps que vous utilisez nos services
  • Si vous êtes un travailleur, nous conservons vos renseignements personnels tant que vous travaillez pour nous, et pour une période donnée par la suite, en fonction des règles et coutumes locales. Il se peut que nous supprimions certaines données plus tôt si nous n’en avons plus besoin
  • Pour obtenir des informations supplémentaires sur la conservation des renseignements personnels, poursuivez la lecture ici
  • Lorsque nous fournissons des services, nous travaillons avec d’autres entreprises dans le monde entier pour soutenir nos activités
  • Nous travaillons avec des entreprises technologiques pour construire et gérer nos systèmes informatiques. Certes, ils n’ont généralement pas de raison d’utiliser vos renseignements personnels, mais il se peut qu’ils en aient la garde ou qu’ils aient besoin d’y accéder dans le cadre de leur travail
  • Nous travaillons avec d’autres entreprises qui fournissent le même type de services que nous, afin de réaliser des services que nos travailleurs ne peuvent pas fournir en raison de l’absence d’un bureau à un endroit donné, de l’ignorance d’une langue donnée ou de la nécessité d’un autre type d’aide
  • Si vous êtes un travailleur, nous collaborons avec d’autres entreprises pour nous aider à vous former, à contrôler votre travail et à renforcer l’efficacité, à vous payer et à vous offrir des prestations
  • Nous avons des bureaux dans le monde entier. Certains d’entre eux travaillent principalement pour leur propre pays ou région. D’autres, tels que nos bureaux en Inde et aux Philippines, soutiennent tout ce que nous faisons dans le monde
  • Là où nous n’avons pas de bureaux, nous travaillons avec des partenaires et prestataires de services locaux qui nous aident à fournir des services locaux
  • Nous ne transférons pas les renseignements personnels au-delà des frontières si la loi, ou notre contrat avec notre client ou notre personne-ressource, nous interdit de le faire
  • La sécurité de nos renseignements est la même en tout lieu, ainsi vos informations demeurent sécurisées, où qu’elles aillent
  • Dans tout pays au sein duquel des renseignements personnels sont traités, le gouvernement, la police ou les tribunaux de ce pays peuvent parfois en exiger l’accès. Il n’est pas facile pour les gouvernements ou les tribunaux de le faire, et c’est très rare. Si cela se produit, nous examinerons attentivement notre réponse en tenant compte de vos intérêts
  • Si vous êtes un candidat faisant l’objet d’une collecte ou d’une vérification d’empreintes digitales aux États-Unis, nous ne transférons pas vos renseignements personnels en dehors des États-Unis
  • Si vous êtes un candidat faisant l’objet d’une vérification nationale coordonnée de son casier judiciaire en Australie, les transferts de vos renseignements personnels sont limités à des pays précis
  • Il existe des règles concernant le transfert de renseignements personnels depuis l’Europe. Nous observons soigneusement ces règles, notamment en signant des contrats particuliers au sein de notre organisation et avec nos prestataires de services. Parfois, nous ou notre client pouvons avoir besoin de votre consentement pour transférer des renseignements personnels en dehors de l’Europe
  • Si vous vivez en Californie, veuillez lire notre section Divulgation des renseignements personnels : États-Unis ou outre-mer
  • Nos sites Web et nos services sont conçus pour des professionnels adultes, et non pour des enfants. Si vous êtes un enfant, veuillez ne pas utiliser nos sites Web ou nos services
  • Nous ne réalisons pas de services relatifs aux antécédents ou à l’identité des jeunes. Aux États-Unis, cela concerne les personnes de moins de 18 ans. Dans d’autres pays, l’âge peut être plus bas, mais nous ne fournissons normalement aucun service, où que ce soit, à des enfants de moins de 13 ans. Si vous êtes un candidat de moins de 13 ans ou si l’on vous demande de nous fournir des renseignements sur un enfant, veuillez nous contacter afin que nous puissions examiner votre cas
  • Nous n’employons pas d’enfants comme travailleurs
  • Vous pouvez faire des choix concernant vos renseignements personnels. Parfois, la loi vous confère également certains droits. Vous pouvez nous contacter pour faire des choix et exercer vos droits, mais nous ne pouvons pas toujours faire ce que vous nous demandez. Nous devons parfois agir différemment pour respecter une loi, un contrat ou notre propre politique. Parfois, nous devons demander à notre client quoi faire
  • Si nous utilisons vos renseignements sur la base de votre consentement, vous pouvez nous contacter pour retirer votre consentement à tout moment. Si nous utilisons vos renseignements sur la base d’un élément autre que votre consentement, par exemple une obligation légale ou contractuelle, il se peut que nous devions continuer à utiliser vos renseignements personnels même si vous souhaitez retirer votre consentement
  • Si vous pensez que les renseignements que nous avons sur vous sont incorrects, contactez-nous et nous mènerons une enquête et, le cas échéant, nous les corrigerons. Si nous avons reçu vos de renseignements personnels d’une autre partie, notamment d’une agence d’évaluation du crédit ou d’un service de police (y compris l’ACIC, la GRC, le DBS ou le FBI), il se peut que nous soyons en mesure de vérifier à nouveau les renseignements directement auprès de la personne-ressource, ou que nous devions vous renvoyer à cette dernière afin qu’elle procède à une vérification
  • Si vous demandez à exercer un droit ou à faire un choix, nous ferons ce que vous demandez, nous vous donnerons les raisons pour lesquelles nous ne pouvons pas le faire ou nous vous aiderons à trouver la personne ou l’organisation à qui en faire la demande. Vous pouvez nous demander :
    • des informations concernant vos renseignements personnels. Vous pouvez demander si nous en disposons, auprès de qui nous les obtenons, comment nous les utilisons, où nous les stockons et y accédons, avec qui nous les partageons, combien de temps nous les conservons et comment nous les protégeons lorsque nous les partageons au-delà des frontières ou entre organisations
    • une copie de vos renseignements personnels
    • de corriger vos renseignements personnels s’ils sont incorrects
    • d’ajouter un commentaire à vos renseignements personnels si vous souhaitez qu’ils soient clarifiés ou si vous n’êtes pas d’accord avec nous concernant leur exactitude
    • de cesser d’utiliser vos renseignements personnels, de façon temporaire ou permanente, à certaines ou à toutes fins
    • de supprimer vos renseignements personnels
    • de partager vos renseignements personnels avec une autre organisation
  • Nous ne faisons pas de discrimination vis-à-vis des personnes qui font des choix ou exercent leurs droits, mais certains choix peuvent signifier que nous ne pouvons pas faire autre chose que ce que vous attendez de nous, par exemple fournir des informations ou exécuter un service. Nous vous expliquerons les conséquences de vos choix
  • Si vous n’êtes pas satisfait de la façon dont vos renseignements personnels ont été collectés, utilisés, divulgués ou traités par ailleurs, vous pouvez déposer une plainte auprès de nous ou d’un organisme de réglementation ou de surveillance

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Si vous avez encore des questions auxquelles nous n’avons pas répondu ci-dessus, veuillez continuer à consulter Les détails.

Historique des versions

Date de révision Marque et activité concernées Version
décembre 16, 2021 Tous Version actuelle
décembre 16, 2021 Sterling – services à la clientèle Cliquez pour télécharger cette version
décembre 16, 2021 Sterling – services à la clientèle Cliquez pour télécharger cette version
décembre 16, 2021 Sterling – services à la clientèle Cliquez pour télécharger cette version
décembre 16, 2021 Sterling – commercialisation Cliquez pour télécharger cette version
décembre 16, 2021 Sterling – commercialisation Cliquez pour télécharger cette version
décembre 16, 2021 Sterling – travailleurs Cliquez pour télécharger cette version
décembre 16, 2021 Identité de Sterling – commercialisation Cliquez pour télécharger cette version
décembre 16, 2021 Identité de Sterling – services Cliquez pour télécharger cette version
décembre 16, 2021 RISQ de Sterling Cliquez pour télécharger cette version
décembre 16, 2021 Vérification nationale de la criminalité Cliquez pour télécharger cette version
décembre 16, 2021 N/A Version actuelle